Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
Quantum permite la importación de los PDF de las facturas emitidas que se han generado por otra aplicación, cumplimentado el formulario mediante el reconocimiento de datos OCR , quedando así el documento contabilizado.
Si los documentos son PDF originales (no escaneados), el proceso del OCR tendrá más probabilidades de éxito. No obstante, el OCR es un proceso de inteligencia artificial que a través de algoritmos tiene la capacidad de identificar patrones en los datos y mejorar su eficiencia conforme se vayan procesando mayor cantidad de documentos.
Además, se ha desarrollado un proceso de depuración de facturas, que consiste en poder pasar un proceso de depuración manual, antes de que el contable registre las facturas, trasladando manualmente aquellos campos que el OCR no ha sido capaz de detectar. Este proceso puede realizarlo una persona de la empresa o bien contratarlo externamente y que sea Quantum quien lo haga por usted.
Ahora sí, ¡Empecemos!
El primer paso será importar a la aplicación, los PDF de las facturas emitidas. Existen varias rutas para acceder a la opción de Introducción de documentos:
1) Ir a la ruta Documentos / Introducción:
2) Ir al icono marcado en azul que indica los documentos pendientes de tratar:
En estas dos opciones se abriría el siguiente módulo para arrastrar los documentos hasta la pantalla de la introducción o hacer click en "Arrastre los ficheros a esta ventana para importarlos o haga click en este recuadro" y seleccionarlos de su ordenador.
3) Una vez situados en la pantalla del Dashboard arrastrar los documentos directamente y se incorporaran al apartado correspondiente, donde se deberá acceder a posterior. Hasta que no se accede dentro de la pantalla de introducción no se actualizara el número de ficheros incorporados.
En cualquiera de los 3 casos el mensaje que aparecerá será el siguiente:
Una vez importados los ficheros, la aplicación pasará el proceso del OCR, que se encargará de cumplimentar todos los campos que encuentre en el documento para facilitar nuestro trabajo a la hora de registrar la factura.
Para conocer si ya ha pasado el proceso de OCR deberá fijarse en el color del "check" de la izquierda que le indicará si ha pasado o no este proceso.
Si el icono está naranja, significa que el proceso se está realizando. En el momento que salga un check azul, significará que el proceso ya se ha realizado.
En el caso de que nos aparezca el "visto" en azul, significará que, en procesos anteriores, el OCR ya ha pasado correctamente. La bolita roja significa que no ha sido contabilizado ese documento.
Se puede visualizar de manera compactada activando el botón marcado en azul, de esta manera podremos ver todos los datos en la misma línea:
Una vez haya pasado el proceso de OCR, haremos click sobre la factura correspondiente, o seleccionaremos todas las que queramos registrar y haremos click en Contabilizar:
Acto seguido, se nos abrirá el formulario de registro, con todos los datos que necesitamos para registrar y contabilizar la factura mostrándose el PDF de la factura en la parte izquierda de la pantalla.
En este apartado encontraremos los siguientes campos:
1. Datos del cliente
En este apartado se mostrará los datos del cliente. En el caso de no ser encontrado, pero esté creado en la aplicación, podemos buscarlo, haciendo click en en la lupa, Para añadir uno nuevo, haremos click en el +.
El lápiz permite acceder a la ficha del cliente por si se desea modificar algún dato.
2. Datos de la factura
La información que deberemos cumplimentar en este apartado, hace referencia a la propia factura:
Moneda en la que se ha emitido
Número de factura: si ya hemos registrado una factura con el mismo número, nos aparecerá un aviso de que existe una factura con los mismos datos, evitando así duplicidades.
Fecha a efectos de IVA: esta fecha es la que se indicará para su inclusión en los registros de IVA (modelo 303 y resto de modelos), por lo que debe estar dentro del periodo actual ya que, en caso de que la factura corresponda a periodos anteriores, ya cerrados y con los impuestos presentados, el programa no nos permitirá guardar. Este control permite que no hayan diferencias entre los impuestos presentados y la contabilidad.
Fecha de emisión: es la fecha real de la factura. En caso de coincidir con la fecha a efectos de IVA, solo haciendo intro desde la fecha de efectos de IVA se rellenará automáticamente.
Base imponible.
Total factura: este campo se rellenará automáticamente y se actualizará en función de las modificaciones que hagamos sobre la base imponibles y el desglose de impuestos.
Fecha Operación: este campo solo es obligatorio para las empresas registradas en el SII.
Es factura de Alquiler: deberemos marcar esta opción si la factura hace referencia a un alquiler. En ese momento nos aparecerá otro campo en el que podremos buscar el inmueble al que hace referencia la factura, para que esta información esté preparada para el modelo 180.
Factura que abona: en caso de que estemos registrando un abono, podremos asociarla a la factura que hace referencia la rectificación, para que así quede todo vinculado.
Pago por: podremos seleccionar la forma de pago de la factura.
3. Detalle vencimientos factura
En este apartado deberemos indicar la fecha e importe del vencimiento, añadir más, haciendo click en el + y/o eliminar alguno haciendo click en el icono de la papelera. Esta información es importante si se desea llevar el control de la Cartera.
Desglose impuestos/contable
Una vez tengamos todos los demás apartados cumplimentados, deberemos indicar la información referente a los impuestos y a los datos contables:
Tipo de impuesto: podremos seleccionar entre IVA, Recargo de Equivalencia o Retención de IRPF.
Base imponible: deberemos indicar el importe de la base que lleva ese impuesto.
Impuesto: de entre todos los impuestos que tengamos configurados, podremos seleccionar el que corresponda. En el caso de que no aparezca el impuesto deseado, puede crear uno nuevo.
Importe: se indicará el importe de la base imponible de la factura. En el caso que haya más de un impuesto en la misma factura, haremos click en el + que aparece al lado de desglose de impuestos para generar tantas líneas como sean necesarias.
Clase IVA (390): deberemos indicar la clave que corresponda, en la lupa podremos acceder a los distintos tipos de operaciones para escoger la que corresponda. No obstante, este campo se rellenara por defecto con los datos que consten en la ficha del cliente. Si se desea modificar este dato para esta factura en concreto, únicamente debe modificarse en el propio registro de la factura. En el caso que desee cambiarse de forma permanente para que sea ofrecida en el registro de futuras facturas deberá modificarse en la ficha del cliente.
Cuenta contable: indicaremos la cuenta de ingreso donde se registrará la base imponible de la factura. En caso de que la cuenta no esté creada, podremos hacer click en + para crear una nueva. Este dato también se ofrece por defecto según la que conste en la ficha del cliente.
Si se desea indicar más de una cuenta de ingreso en la factura, se deberá añadir mediante el + que aparece al lado de desglose de impuestos/contable y así generar tantas líneas como sean necesarias.
5. Cobro factura
En el último apartado de nuestro formulario encontraremos el Total Factura, que se habrá ido actualizando según la información que hayamos ido indicando en los apartados anteriores.
En el caso de que se trate de una factura en Régimen Especial de Criterio de Caja de IVA, deberemos marcarlo en el campo correspondiente (este campo quedará cumplimentado por defecto en caso de que así lo hayamos indicado en nuestro Mantenimiento de empresa).
En el campo Comentarios, podemos añadir cualquier información que creamos relevante y podremos revisarla, accediendo de nuevo a la factura.
En cuanto a la tesorería, desde el mismo formulario podemos:
Realizar automáticamente el cobro por caja :
Si hacemos click en esta opción, nos aparecerá una pantalla en la que se nos pedirá la fecha, el texto del apunte y el medio por el que queremos hacer el cobro. Deberemos seleccionar la caja que corresponda y hacer click en Aceptar.
Una vez lo hayamos indicado, nos aparecerá el siguiente texto, que nos indicará que, en el momento que registremos la factura, se realizará un nuevo movimiento en la caja/banco de forma automática.
Buscar el movimiento de cobro en el banco
Si por el contrario, ya tenemos el movimiento en el banco o la caja creado (importado en excel o descargado de la banca electrónica) , haremos click en este botón:
Y nos aparecerá la siguiente pantalla en la que se nos mostrarán los movimiento que, por fecha e importe, podrían corresponder al cobro de la factura.
Seleccionamos el que corresponda y nos aparecerá el siguiente texto, que nos indicará que, en el momento que contabilicemos la factura, se realizará el movimiento de cobro, dejando conciliado este movimiento en el banco o caja.
En el momento que ya tengamos todos los campos cumplimentados, podremos hacer click en Confirmar y Contabilizar.
Si, una vez registrada, queremos ver esta factura, o consultar el apunte contable que ha generado, podremos hacerlo siguiendo los pasos de cada uno de los manuales.
"Comprobar Facturas Cruzadas": Se ha habilitado el botón para revisar que haya facturas emitidas registradas de una empresa y que no aparezca como recibidas en la otra, siempre que sean del mismo despacho y en el mismo periodo. En el caso de que encuentre, el sistema te preguntará si quieres que se traspasen automáticamente. Se añade nueva verificación en el IVA.
Manuales relacionados:
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Ahora que ya sabes
cómo registrar una factura emitida mediante la Introducción de Documentos,
te invitamos a que lo pruebes y puedas sacarle el máximo provecho.
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