Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
El Portal del empleado es una solución para gestionar las siguientes opciones tanto para la empresa (usuario cliente) como el trabajador, desde la web y la app:
Control horario
Nóminas
Vacaciones/ Ausencias
Canal de denuncias (ver manual aquí)
A continuación detallamos las secciones que componen este manual:
B) Visión Web
1) Nominas
3) Ausencias
2) Ausencias
3) Laboral
Ahora sí, ¡Empecemos!
A) Parametrización de la empresa:
Para poder utilizar el portal la empresa debe tener previamente la configuración correcta en Definición/ Empresa/ Mantenimiento Empresa/Avanzada/Control 3:
Las opciones en azul son las relacionadas con el Porta, debe marcarse “SI” en aquellas que se quieran habilitar.
Y en la ruta Personal/Definición/Empresa, se deben detallar las opciones que marcamos en azul:
Control horario: el rango de tolerancia para el control horario donde se pueden establecer los minutos que se dejan de margen para poder fichar una vez pasada la hora indicada de inicio, a partir de la cual saldrá un aviso al trabajador.
Ausencias: se establecen los días de vacaciones que tiene la empresa por convenio, pudiendo escoger si se trata de días naturales o laborables. Esta opción podrá personalizarse desde la ficha de cada trabajador en el caso que no coincida con lo establecido (por ejemplo que un trabajador empiece a mitad de año y le toquen menos días de vacaciones ese año).
Para poder utilizar el portal del empleado es necesario que previamente se configure la información necesaria para la empresa (Usuario cliente) y para el trabajador.
*Empresa (Usuario cliente): Para ello debemos acceder a Definición/ Empresa/ Mantenimiento empresa para definir el usuario validador (ver manual detallado aquí) que será quien pueda verlo todo, gestionar fichaje, subir documentos, aprobar/rechazar vacaciones y/o ausencias, etc.
*Trabajador: se tienen que dar de alta a todos los trabajadores para tener creadas sus fichas con los datos más importantes. Existen 3 maneras de hacerlo:
- De manera manual: ver el proceso aquí
- A través de las nominas: una vez se sube el pdf con las nóminas se crean los trabajadores a partir de los datos. (ver manual aquí)
- Al contabilizar el resumen de costes. Al subir el excel del resumen se crean los trabajadores automáticamente. (ver más detalle del proceso aquí)
*Es muy importante que en la ficha del trabajador/a aparezca el email, por ello se debe tener en cuenta que si los trabajadores se crean automáticamente se deberá acceder a la ficha a posterior para introducir el email.
Una vez creados los trabajadores si vamos a la ruta Personal/ Definiciones/Trabajadores podremos acabar de parametrizar lo que falta:
Una vez configurados los trabajadores en la pantalla inicial se deberá marcar y “activar” para que el trabajador reciba un email con las indicaciones para entrar en el Portal y crear su contraseña. Ver más detalle aquí.
Una vez activados aparecen así:
En el apartado de Control horario/ausencias se parametrizan indicado “Si” en las opciones que se quieran habilitar y "Guardar".
sino se ha activado previamente el trabajador, este apartado aparecerá en blanco como se muestra a continuación:
Por defecto coge los días que se han informado en la configuración de mantenimiento de empresa que comentábamos anteriormente, si ese trabajador en particular tiene otros días se debe modificar en este apartado.
También se debe acceder al apartado de Horario laboral para detallar la jornada de cada trabajador/a, si el horario es flexible se debe marcar la casilla para que deje fichar fuera de ese rango y que compute. También se debe indicar si se trata de trabajo presencial o telemático.
Si se ha olvidado de fichar en la hora de inicio de la jornada y desea modificarlo quedará pendiente de confirmar por el usuario validador autorizado.
En estos iconos se puede ver el historial de entradas y los logs.
B) Visión Web:
Desde el Dashboard en el apartado Laboral aparecen los accesos directos a Nominas, Control horario, Ausencias y Canal de denuncias (solo en casos concretos). Veremos cada apartado en detalle:
1) Nominas:
Se puede visualizar por meses el total empleados, líquido, devengado y total; así como los documentos asociados: nóminas, RMC, RLC y RNT. Más información aquí.
Si entramos en un mes podremos ver las que están pendientes de validar con el relojito naranja, para ello deberemos seleccionar las nominas y clicar en "validar" en la parte inferior.
Una vez validadas aparecen con el reloj en azul, y si el trabajador está activo en la app recibirá un aviso y podrá acceder/descargarla:
2) Control horario:
Se puede ver el detalle de cada trabajador y su fichaje:
Cuando el trabajador envía un registro horario fuera del rango marcado, se recibe una petición para validar. Veremos en el apartado "Control horario" un circulo naranja con el número de peticiones pendientes de validar:
Si clicamos en el indicador naranja con el número podremos ver todo el registro horario que nos envía el trabajador para aprobar o rechazar:
Deberemos seleccionar en la parte izquierda los registros que queremos aprobar y pulsar en el botón "Aprobar" de la parte inferior derecha de la pantalla tal y como se muestra en la captura:
3) Ausencias:
Se pueden ver la relación de trabajadores con los días solicitados, pendientes y validados. También se pueden ver los días totales asignados de vacaciones, los solicitados y pendientes.
Si entramos dentro del trabajador tendremos la visión global de las ausencias, fechas, motivo, estado, etc:
Podremos aprobar o rechazar las peticiones desde aquí.
C) Visión App móvil:
Podremos acceder desde la App a los diferentes apartados: Control horario, Ausencias y nominas.
1) Control horario:
Se debe seleccionar el apartado correspondiente en el menú inferior (como se muestra en la captura) para poder visualizar las secciones de Semana, Calendario y pendientes.
En semana se puede visualizar por semanas el estado de fichaje de cada trabajador:
En calendario se puede ver la situación de los días festivos, ausencias, etc de todos los trabajadores:
En pendientes se pueden ver los avisos de fichaje pendientes de validar de cada trabajador En este ejemplo entraríamos en la trabajadora para visualizar sus peticiones:
Al entrar veríamos el detalle de su solicitud, en este ejemplo envía petición para la entrada de un día anterior a las 8:31h porque se le olvidó. Tenemos opción de aprobar o rechazar, y una vez aplicado el trabajador recibirá un aviso:
2) Ausencias
Para acceder a esta opción debemos ir al menú principal y se abrirá una pantalla con las diferentes opciones que tiene la empresa para seleccionar:
Una vez se entra en el apartado de Ausencias, se visualizará la siguiente pantalla con el detalle de todos los trabajadores y los días solicitados/totales. Se podrá entrar en cada uno y visualizar el detalle:
En este ejemplo podemos ver la visión que tiene la empresa cuando entra en un trabajador. Se puede ver como calendario y como lista.
Ver como calendario:
Ver como lista:
Cuando los días están aprobados se quedan de color negro, pero si hay alguna solicitud pendiente se marcará de color naranja hasta su validación (ya sea aprobada o rechazada).
Tanto en el calendario como en la lista se verá el detalle por colores según esté clasificado.
Cuando entre en el apartado pendiente se podrá visualizar el detalle de lo que solicita, y la empresa tendrá las siguientes opciones para seleccionar:
3) Laboral:
Para acceder a este apartado, deberá ir al Dashboard y seleccionar el apartado de Laboral:
Una vez dentro visualizamos la siguiente pantalla donde podremos entrar en Nominas, Resumen de costes o RLC:
Importante: Actualmente desde la versión App no se pueden validar las nóminas, por lo que la empresa deberá hacerlo desde la web .
Una vez entramos en nominas podremos seleccionar el mes que queremos ver y nos aparecerán todas en un pdf:
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Ahora que ya has visto cómo funciona el Portal del empleado/ visión empresa, te invitamos a que lo pruebes y puedas sacarle el máximo provecho.
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