Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
Ahora sí, ¡Empecemos!
Cuando necesitemos importar un fichero excel de clientes y/o proveedores, deberemos acceder a Definiciones > Empresa > Importación Datos Empresa >
Carga Clientes/Proveedores.
Una vez dentro, seleccionamos el Fichero.
En ese momento, se recargará la página e indicamos para cada campo la columna en la que se encuentra dentro del fichero adjuntado:
Tipo: deberemos indicar si el fichero seleccionado hace referencia a Clientes o Proveedores.
Importante: si deseamos importar un excel en el que aparezcan, tanto clientes como proveedores, deberemos indicar en la columna código, las cuentas contables de los mismos (40x, 41x, 43x, 44x). Indistintamente, el cliente/proveedor, se creará con el código que corresponda, no con la cuenta contable. Por ejemplo: Cuenta contable 43000001 - código cliente 1.
Pestaña a importar: deberemos seleccionar si la información a importar está en una pestaña concreta o si deben importarse todas.
Fila de inicio de los datos: deberemos indicar en qué fila empiezan los datos (obviando los encabezados de las columnas).
Título Columna (en el Excel): deberemos seleccionar cada una de las columnas que hacen referencia a los campos mostrados.
De estos campos, deberemos tener en cuenta lo siguiente:
El código de cliente debe ser el código de la cuenta contable.
En caso de que el país del cliente/proveedor no sea España, se utilizará la Población para indicarla en la ficha del mismo. En caso de que sí sea España, se establecerá la población, según el código postal.
Para indicar el país, podremos indicar el nombre o el código del mismo.
Haciendo click en el botón Listado de paises, podremos descargar un fichero en el que encontraremos la relación de todos los países y sus códigos.En el apartado Cuenta Contable Ingreso/Gasto, deberemos indicar la Cuenta contable de Ingreso (6..) o Gasto (7..) que corresponda a cada cliente/proveedor.
En Clase de IVA (390), deberemos indicar el tipo de clase de IVA.
Por último en % IVA, solo deberemos indicar el porcentaje que corresponda.
Cabe destacar que, a excepción de los campos Código Cliente/Proveedor, Nombre Cliente/proveedor, Código Postal y NIF, que son obligatorios, el resto de datos, son optativos.
Una vez ya tengamos las columnas seleccionadas, podremos establecerle un nombre al formato y guardarlo. Esto nos permitirá que, en futuras ocasiones, no debamos volver a indicar de forma manual las columnas si no que, seleccionando en el campo Formato del fichero, el formato que hayamos guardado, se nos ordenarán las columnas según el criterio guardado.
Una vez se nos haya importado el fichero, nos aparecerá un aviso que nos indicará la cantidad de registros importados y no importados.
Haciendo click sobre los botones Descargar de cada uno, podremos ver, en formato excel, un documento en el que se nos indicarán los registros importados y los no importados, incluyendo en estos últimos, el motivo de la no importación (NIF no válido, país no informado...)
Estos clientes/proveedores no importada la información en su ficha, los podremos consultar en Ingresos/ y cumplimentarla directamente allí con la información correcta.
Los podremos identificar porque en la columna NIF consta el mismo número que el del cliente/proveedor
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Ahora que ya sabes cómo importar un fichero de clientes y/o proveedores, te invitamos a que leas el siguiente manual para que puedas sacarle el máximo provecho.
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¡Feliz día!