Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
Esta aplicación permite la gestión simplificada y automatizada del tratamiento contable de las periodificaciones, a través de la gestión.
De esta forma, indicando el importe del gastos que se desea periodificar, así como los meses en los cuales se quiere prorratear el gasto, se generan el cuadro de periodificación de cada elemento, generando los asientos de la periodificación de forma automática.
Para automatizar más el proceso, se puede definir una cuenta contable en la cual se van a registran las periodificaciones para que la aplicación, cuando detecta que se intenta registrar una factura a esa cuenta contable, te ofrece la posibilidad de crear la periodificación.
Importante:
Es un proceso de ayuda, no obligatorio: es decir, se pueden hacer los asientos de forma manual por apuntes contables, o bien utilizar esta funcionalidad, que facilita la realización de los referidos apuntes y su control a través de la gestión con mayor facilidad.
Ahora sí, ¡Empecemos!
Para poder crear una Periodificación, deberemos acceder al punto de menú
Proc. Contables - Periodificaciones.
La primera vez que accedamos, el mismo programa nos solicitará Configurar las cuentas para ellas.
Haciendo click en el botón Entendido, nos redirigirá a la página donde podremos configurarlas:
En el momento que hayas cumplimentado esta casilla (normalmente se utiliza el grupo 480 Gastos anticipados), hacemos click en Guardar y volveremos a la pantalla de Periodificaciones.
Para crear una nueva tenemos dos opciones:
Desde la pantalla de Periodificaciones:
Haremos click en Nuevo y nos aparecerá la pantalla que deberemos cumplimentar, con todos los datos de la periodificación.
Tengamos en cuenta ciertos aspectos de tres de los campos:
En el campo Código Identificador, podemos poner el código que deseemos o si hacemos Enter, se asignará el siguiente código nuevo disponible.
En el campo Denominación, en el momento que hayamos introducido la que corresponda, si hacemos Enter, se copiará el mismo texto en el campo Texto del Asiento Contable (que podremos editar, si lo consideramos oportuno).
En el campo Meses, especificaremos el total de los meses en los que debe hacerse la periodificación pero, cabe destacar que la misma se realiza por 365 días.
Es decir, se tiene en cuenta si un mes tiene 28, 30 o 31 días, por lo que los importes de cada mes, variarán en función de la cantidad de días que tenga el mes correspondiente.
Importante: una vez indicado el número de meses debemos pulsar "intro" para que aparezca el Detalle/Desglose de la tabla:
El campo Fecha baja, solo deberá cumplimentarse en el caso de que la periodificación, finalice con anterioridad al total de meses.
Importante:Para poder indicar este campo,
una vez el cuadro ya se haya Generado,
deberemos Anular el Diario de Periodificaciones,
indicar la fecha de baja en la misma, y volver a generar las periodificaciones.
Desde el registro de una factura:
En el momento que estemos registrando una factura, desde la Introducción de documentos, si indicamos en el formulario, que la cuenta contable es la misma que la que hemos configurado al inicio de este manual, la cuenta definida en periodificaciones, Quantum reconocerá que puede tratarse de una periodificación, por lo que nos propondrá realizar el proceso automáticamente:
Si hacemos click en Aceptar, automáticamente se nos redirigirá al apartado de Periodificaciones, donde ya se habrán trasladado algunos de los datos indicados en la factura, tales como la Denominación (deberemos hacer Enter para que se traslade el mismo texto al campo Texto del Asiento Contable, si así lo deseamos), la Fecha de Alta y el Valor Compra.
Además, esa factura quedará automáticamente asociada al cuadro, facilitando así la trazabilidad de toda nuestra información:
En el momento que hagamos click en Guardar, el cuadro quedará registrado y Pendiente de Generar (por tanto, no se habrá realizado aún ningún apunte).
Una vez tengamos creados todos los cuadros que precisemos, la pantalla nos ofrecerá tres opciones:
Veamos con detalle, cada uno de ellos:
Generar (F7):
Una vez tengamos creados nuestros cuadros, deberemos Generarlos para que queden hechos los apuntes correspondientes.
Este proceso no se realiza por cuadro, si no que se realiza de forma masiva con todos los cuadros creados. En ningún caso se duplica la información ya que, al proceder a un nuevo proceso de generación, sustituye la información que había en la contabilidad respecto a las periodificaciones y la reemplaza por los apuntes correspondientes a los cuadros actuales, todo ello en un diario independiente, el de PERIODIFICACIONES, para mayor control.
Listar (F9):
En el caso de que deseemos exportar un fichero con nuestras periodificaciones (ya sean todas, una en concreto o una selección), deberemos utilizar la función Listar.
Cumplimentaremos los filtros requeridos, haremos click en Listar y se nos descargaran los ficheros automáticamente.
Eliminar:
Podremos eliminar un cuadro, siempre y cuando no se haya generado los apuntes contables de periodificaciones en ese ejercicio o tenga apuntes en años anteriores.
Tan solo deberemos seleccionar el/los cuadro/s que deseemos eliminar, y hacer click en Eliminar:
Sin embargo, si el/los cuadro/s ya estuvieran generados (y no tuvieran apuntes en años anteriores), deberíamos proceder a la Anulación del Diario de Periodificaciones, y una vez estuviera anulado, podríamos eliminar el/los cuadro/s necesario/s y volver a generar los correctos.
Para anular el diario de periodificaciones se deberá ir a Procesos contables/Otros procesos/anular diario, ver manual aquí.
En esta pantalla seleccionaremos el diario de Periodificaciones y pulsaremos en anular.
Este proceso es irreversible, por ello preguntará si está seguro de realizar el proceso.
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Ahora que ya sabes cómo gestionar periodificaciones, te invitamos a que leas el siguiente manual para que puedas sacarle el máximo provecho.
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Y, recuerda, en caso de que sigan quedándote dudas al respecto sobre este tema, puedes solicitar una sesión de soporte y nuestro equipo te ayudará encantado.
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