Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
Quantum permite la creación y mantenimiento de provisiones de la empresa, permitiendo registrar gastos previsibles fruto de obligaciones que deben realizarse en el futuro, pero que todavía no se conoce el importe concreto o momento en el que se van a producir.
Para ello se puede utilizar el módulo de provisiones, que permite dar de alta aquellas provisiones que desea registrar la empresa y que tiene impacto directamente en la cuenta de resultados.
Quantum permite relacionarlas con un proveedor concreto y llevar el control de las mismas, conociendo en cada momento el estado, si están pendientes de revertir, como las ya revertidas.
Además, cuando se registra una factura de un proveedor al cual se le ha dado de alta una provisión y ésta está pendiente de revertir, en el momento de importar la factura y registrarla, el programa te avisará de que existen provisiones relacionadas con ese proveedor, mostrándote la lista de las mismas y pudiendo asignar la correspondiente provisión a la factura.
De esta manera, con el paso de registrar la factura y asignar la provisión, no solo registrará el apunte de la factura en cuestión, sino que además realizará el apunte de la reversión de la provisión, independientemente de que los datos de la provisión y la factura sean o no coincidentes en cuanto a importe se refiere (ya que normalmente cuando se da de alta una provisión es porque no se conoce el importe concreto).
También, en el módulo de provisiones se podrá realizar el seguimiento de las mismas, donde se podrá consultar para cada una de ellas, los apuntes relacionados, con su alta, con la reversión, así como la factura asociada.
Ahora sí, ¡Empecemos!
Para poder crear una Provisión, deberemos acceder al punto de menú Gastos- Provisiones:
La primera vez que accedamos, el mismo programa nos solicitará Configurar las cuentas contables donde deseamos que se registren las provisiones (normalmente se suele indicar una cuenta del grupo 4109 Acr. Prestación Serv. Facturas pendientes de recibir para gastos y una cuenta del grupo 4309 Clientes Fra. pendiente formalizar para ingresos).
Haciendo click en el botón Entendido, nos redirigirá a la página donde podremos configurarlas:
También se puede llegar a este punto mediante el menú Definiciones/Configuración de parámetros. Es muy útil si después de haber configurado las cuentas, se quieren modificar.
En el momento que haya cumplimentado ambas casillas, hacemos click en Guardar y volveremos a la pantalla de Provisiones:
Para crear una provisión, haremos clic en Añadir.
En esta pantalla, deberemos indicar, de forma obligatoria los campos Fecha, Tipo, Cuenta, Importe y Concepto. Pero podremos también, indicar los campos opcionales Proveedor y Albarán.
Una vez guardamos podremos visualizar el apunte contable que se realiza automáticamente:
Si rellenamos el campo Proveedor (opcional), en el momento que registremos una factura de ese proveedor, nos aparecerá un aviso preguntándonos si queremos asociar esa provisión a esa factura, agilizando así todo el proceso.
Al seleccionarla, podremos observar que en el formulario ya aparece asociada:
Si clicamos en "ver provisiones" nos deriva a la siguiente pantalla:
En cuanto guardemos dicha factura, si accedemos a Provisiones, podremos ver que ha quedado revertida, con todos los apuntes correspondientes realizados, tanto el de registro de la factura como el de la reversión de la provisión:
En el caso de que al registrar la factura no se revierta la provisión y se contabilice, se podrá acceder al detalle de provisiones desde el menú Gastos/ Provisiones, seleccionar el apunte y revertir desde ahí:
Una vez se pulsa el botón Revertir saldrá el siguiente mensaje para poner la fecha de la reversión:
En el caso de que, en el momento de crear la provisión, no hayamos indicado el proveedor, podremos revertir la provisión, de forma manual:
En cualquier caso, una vez realizada la reversión, indistintamente del modo en el que la hayamos hecho, podremos ver los apuntes haciendo clic en los campos Gasto, Revertido o haciendo clic sobre la provisión y clicando sobre el botón Apuntes:
Apunte Gasto:
Apunte Reversión:
Si hemos asociado la provisión a una factura podremos, también desde la misma provisión, ver qué factura tiene asociada:
En el caso de que queramos Eliminar una provisión, deberemos tener en cuenta que solo puede eliminarse antes de ser revertida:
En el caso de que lo que queramos sea desasociar la provisión de una factura, deberemos eliminar la factura.
En ese supuesto, la provisión volverá a quedar Pdte. de Reversión pudiendo volver a asociarla con otra factura o eliminarla.
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Ahora que ya sabes cómo gestionar provisiones, te invitamos a que leas el siguiente manual para que puedas sacarle el máximo provecho.
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