Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
Ahora sí, ¡Empecemos!
Importante:
La configuración detallada en este manual,
solo puede llevarse a cabo desde el acceso web y por el usuario Supervisor.
Una vez estemos dentro de nuestro panel de control de Ticketless, accederemos al punto de menú Configuración.
En él encontraremos los 6 aspectos configurables de la aplicación:
Kilometraje
Mi perfil
Veamos la configuración de cada uno de ellos, en detalle:
1. Configuración de la empresa:
Pudiendo acceder desde el punto de menú superior Configuración - Empresa, cabe destacar que podemos acceder a esta misma configuración, haciendo click en el nombre de nuestra empresa, en el menú principal o a través del icono de nuestro usuario, seleccionando la opción Mi empresa:
Una vez dentro, esta pantalla nos mostrará la siguiente información:
API Key:
Es el código que debe estar indicado en Quantum para permitir la sincronización entre ambas plataformas. Deberás pulsar Obtener API KEY en Definiciones > Conecta > Enlace con terceros > Ticketless desde el menú en Quantum Now. Realizando este proceso quedarán enlazadas las dos plataformas
Nombre:
Es el nombre con el que tenemos registrada nuestra empresa en Ticketless.
(Este dato debe ser exactamente igual el indicado en Quantum)NIF / CIF:
Es el número de documento fiscal de nuestra empresa, con el que la tenemos registrada en Ticketless.
(Este dato debe ser exactamente igual al indicado en Quantum)Fecha de Inicio de ejercicio:
Esta fecha determina los ejercicios de los cierres, es decir en qué día del año se cierra el ejercicio para nuestra empresa.
(Aunque se solicite una fecha completa, los únicos valores que se tendrán en cuenta serán el día y el mes).
Modo de Factura por defecto:
Nos permite decidir si, por defecto, preferimos que los tickets queden registrados como Factura simplificada o Justificante de gasto
En el momento que tengamos todos los campos, correctamente configurados, pasamos al punto 2.
2. Configuración de los empleados:
Desde el punto de menú Configuración - Empleados, podremos observar la relación de usuarios que tenemos dados de alta en nuestra empresa.
Desde esta misma pantalla, podemos:
Veamos como realizar cada una de las opciones:
Añadir un empleado:
Al hacer click en el botón Añadir empleado, se nos mostrará una pantalla en la que deberemos indicar todos los datos respecto al nuevo usuario.
Los únicos datos obligatorios para la creación del mismo son el Nombre y el E-mail.
En cuanto a la Contraseña podemos establecer una definitiva, una temporal o dejarla en blanco.
En el caso de poner una temporal, o dejar el campo en blanco, la primera vez que el usuario acceda a la aplicación, deberá hacer click en ¿Has olvidado tu contraseña?, y seguir las indicaciones para establecer una definitiva.La Empresa es un campo predefinido y que no se puede modificar.
Respecto a los Métodos de pago, podemos encontrarnos con dos casuísticas:Que tengamos Métodos de pago asignados a un solo usuario, y no nos permita seleccionarlos para este nuevo empleado. En este caso, deberemos seleccionar la opción Crear nuevo método de pago para este usuario.
(Esta es la opción por defecto, por lo que los métodos Efectivo y Tarjeta, que se crean predeterminadamente, quedarán asignados al usuario Supervisor. Si deseas modificar esta configuración, haz click aquí.)Que dispongamos de algún método de pago sin usuario, o que no sea específico para uno concreto. En ese caso, podremos seleccionarlo sin problema.
En cuanto al Rol del usuario, podremos seleccionar si se trata de:
Supervisor: usuario que puede validar tickets, realizar todas las configuraciones,
Empleado: Sólo puedes subir tiquets a la plataforma, no puede validarlos.
Consultor: Es usuario específico para gestorías que permite visualizar/tratar varias empresas
Por último, los dos campos siguientes, hacen referencia a los propios tickets que este usuario podrá registrar desde la aplicación:
Requerir Datos al Enviar Ticket/Factura: Se requiere indicar categoría y método de pago de cada tiquet para poder enviarlo.
Validar Tickets Automáticamente: En el momento de enviar el tiquet desde la app esté se valida automáticamente y en el caso que esté configurada el traspaso a contabilidad en Quantum, se traspasará utomáticamente.
Editar un empleado existente:
En la pantalla principal, de la configuración de empleados, podemos clickar sobre el empleado que queremos editar o hacer click sobre el botón Editar.
Acto seguido, se nos abrirá la pantalla con toda la configuración del usuario.
Tras hacer las modificaciones necesarias, solo tendremos que hacer click en Guardar.Importante:
El campo Contraseña,
solo debe cumplimentarse en el caso de querer modificar la contraseña actual.
En caso de que no sea así, deberá dejarse en blanco.Desactivar un empleado:
En el caso de que queramos desactivar un empleado, ya sea de forma temporal o definitiva, podemos utilizar la opción Desactivar.
En caso de que lo que queramos, sea eliminar un empleado, deberemos hacer click en editar, y en la parte inferior de la pantalla, haremos click en Eliminar.
3. Configuración de las categorías:
Cuando damos de alta nuestra empresa, por defecto se crean una serie de categorías.
Podemos editarlas, eliminarlas y/o crear nuevas.
Veamos cómo:
Editar una categoría:
Para editar una categoría, haremos click en el botón Editar.
Podremos modificar tanto el nombre de la misma, como el orden en el que queremos que aparezca en la lista de categorías.Eliminar una categoría:
Para eliminar una categoría, solo tenemos que hacer click en el botón Eliminar.
En ese momento, nos aparecerá un mensaje en el que se nos indicará que
Los tickets ya asociados, mantendrán la categoría, pero no será seleccionable en el futuro.Crear una nueva categoría:
Si lo que queremos, es crear una nueva categoría, haremos click en Añadir categoría, introduciremos un Nombre y, si queremos, el número de orden en el que queremos que aparezca en la lista de categorías.
4. Configuración de los Métodos de pago:
Por defecto, en el momento que damos de alta una empresa, se crean dos Métodos de pago, que vendrán con una configuración predefinida, que podremos cambiar en caso de que lo necesitemos:
Nombre: por defecto encontraremos efectivo y tarjeta pero podemos ponerles los nombres que prefiramos.
Tipo: deberemos indicar si el pago debe hacerse por caja, mediante tarjeta de crédito/débito u otras opciones.
Empleado: Por defecto, estos dos métodos, van asociados al usuario principal (supervisor) pero podemos asociarlo a cualquier otro o ponerlo disponible para todos los usuarios.
En el caso de queramos editar alguno de ellos, deberemos hacer click en Editar.
Si por el contrario, queremos eliminarlos, haremos click en Eliminar.
En cambio, si lo que queremos, es dar de alta un nuevo método, haremos click en Añadir método de pago.
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Ahora que ya sabes cómo configurar Ticketless, te invitamos a que leas el siguiente manual para que puedas sacarle el máximo provecho.
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Y, recuerda, en caso de que sigan quedándote dudas al respecto sobre este tema, puedes solicitar una sesión de soporte y nuestro equipo te ayudará encantado.
¡Feliz día!