Uno de los sistemas para poder importar las facturas emitidas que son generadas por otra aplicación, es mediante el fichero excel.

En el caso de optar por esta opción, se podrá, a posteriori, importar los PDF de las facturas para no perder la posibilidad de tener los PDF asociados a cada una de ellas, a pesar de haberlas registrado a través del excel.

2) Opción "Facturar": tenemos los datos a facturar en un excel pero no existen las facturas. Al entrar el excel se generaran y les dará número de factura por Quantum.

3) Opción por "Libro registro": se podrá seleccionar si el excel a importar es en formato oficial o no oficial.

Una vez dentro, seleccionaremos la Actividad a la que hacen referencia las facturas, el Tipo "facturas emitidas" y haremos click en el botón Fichero, para buscar el fichero en nuestro dispositivo.

Como el fichero excel que importemos, podría tener más de una página, se puede seleccionar si se desea importar los datos de todas ellas o de alguna en concreto.

Una vez indicado este dato, seleccionaremos en que fila empiezan a constan los datos que queremos importar, NO la fila de títulos.

Con esta información, la aplicación mostrará en cada casilla el título de la columna del excel, para facilitar al usuario la selección de cada una de las columnas:

Debemos indicar en que columna consta la información de cada uno de los campos obligatorios, para poder registrar la factura (los opcionales están marcados con un asterisco).

Para identificar a los clientes, la aplicación buscará el código de cliente o el NIF del mismo en el excel y su correspondencia en la aplicación, para reconocer si es un cliente existente o uno nuevo. En el caso que hayamos marcado Crear Cliente/Proveedor, si no encuentra el código y/o el NIF del cliente en la aplicación, lo creará como un cliente nuevo. Para ello, será necesario que en el excel, conste como mínimo el código, el nombre y el NIF.

En el caso de no tener marcado Crear Cliente/Proveedor, si la aplicación no encuentra el código y/o el NIF, no lo creará como un cliente nuevo, mostrándonos un mensaje de aviso al finalizar la importación.

Si la factura es a un cliente existente solo será necesario poner el código de cliente y/o el NIF del mismo.

Así mismo, respecto al IVA, deberemos indicar si tenemos una columna específica donde se indique el % IVA o la columna en la que aparece el Importe IVA (cuota).

De igual modo, si las facturas llevan IRPF y/o Recargo de equivalencia, deberemos indicar la columna que hace referencia al % IRPF/% Recargo de equivalencia o al Importe IRPF (cuota)/Importe Recargo de equivalencia.

Sii en nuestro Excel hemos detallado la cuenta contable de ingreso y/o la cuenta de IVA, podremos escoger las columnas correspondientes para así trasladar dicha información. En el caso de no existir esta información en el fichero que importamos, la cuenta contable de ingreso y la cuenta de IVA se asignará según la información que aparezca en la propia ficha del cliente.

Por último, Quantum nos ofrecerá la posibilidad de indicar si queremos realizar, automáticamente, los cobros por caja (o TPV).

Si seleccionamos esta opción, nos aparecerán un desplegable para indicar en que columnas está el importe cobrado por cada una de las cajas o TPV que tenemos definidas en la aplicación.

Cabe destacar que, en el caso de que tengamos algunas facturas de las cuales su cobro se realice por más de una caja, deberemos indicar en al columna de cada caja el importe cobrado.

En el momento que ya tengamos todas las columnas seleccionadas correctamente, podremos darle un nombre a este formato y guardarlo, para así no tener que volver a cumplimentar las columnas en futuras ocasiones.

En el futuro, en el selector que encontraremos en la parte superior de la pantalla, llamado Formato, deberemos seleccionar el que hemos guardado y, automáticamente, se nos mostrarán las columnas que habremos predefinido.

Importante: si en algún momento se hace alguna modificación en la plantilla del archivo, deberemos darle otro nombre al formato y volver a guardarlo.

Ejemplo de excel a importar:

Configuración de la importación en base al excel anterior. En este caso en "Fila de inicio de los datos" indicamos la 4 que es donde empieza la información que queremos. Indicando esto, nos interpreta el excel según las columnas que deben ir en cada apartado. Si no lo hace exacto se puede configurar manualmente:

Una vez configurado se tiene que pulsar en el botón "continuar", situado en la parte superior de la pantalla, al lado de la opción de seleccionar el fichero, tal y como muestra la siguiente captura:

Pulsando en "Descargar" podremos visualizar tanto los registros importados como los NO importados, y el motivo.

Para visualizar el listado importado, tenemos que ir a Ingresos> Facturas emitidas:

Una vez ya tengamos importado nuestro fichero, para poder sacar todo el partido que Quantum ofrece, podremos importar también, los ficheros .pdf correspondientes a cada una de las facturas, accediendo al detalle de la factura y pulsando "documento" en la parte inferior izquierda de la pantalla:

El fichero a subir debe estar estructurado correctamente según las siguientes columnas para que pueda hacer las facturas, y se debe poner la fecha que queremos que tengan las facturas que vamos a realizar:

En este caso la cuenta contable de ingreso será la que tenga el cliente informada en su ficha, no es editable. No es posible tener más de una línea de la misma factura.