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4. Facturas emitidas
4.1.1 Cómo facturar desde la aplicación por formulario
4.1.1 Cómo facturar desde la aplicación por formulario

Pasos a seguir para poder emitir una factura desde Quantum

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Escrito por Soporte
Actualizado hace más de una semana

Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.

Importante:

Este manual no hace referencia a facturas de Cuotas,

en caso de querer saber cómo facturar cuotas, haz click aquí.

Quantum permite poder emitir las facturas desde la propia aplicación, dando de alta tarifas de los servicios y/o productos más habituales, simplificando de forma notable la emisión de las facturas.

Se controla de forma automática la numeración de las facturas, siendo éstas correlativas en cuanto a fecha y número.

Estas facturas se pueden remesar, una vez emitidas, o asignar el cobro en el banco, controlando el cobro de las facturas en todo momento.

Ahora sí, ¡Empecemos!

Facturar directamente desde Quantum, nos facilita la tarea de la contabilización de facturas, ya que podemos parametrizar que una vez emitidas, se contabilicen solas.

Para ello, debemos seguir los siguientes pasos:

Acceder al punto de menú Definiciones > Empresa > Mantenimiento Empresa y entrar dentro de nuestra empresa.

Una vez dentro, debemos acceder a la pestaña Avanzada / Control:

Deberemos buscar, en el apartado Facturación, la opción Empresa factura desde la aplicación

En ese momento, nos aparecerán otras dos opciones (marcadas por defecto como ), que nos permitirán definir:

  • Permitir entrar manualmente Emitidas: para casos en los que, por el motivo que sea, podamos necesitar introducir facturas emitidas, no realizadas desde la aplicación.

  • Coger cuenta de la Serie: esta opción permite, si se activa (SÍ), que cuando se defina una serie, se habilite una casilla para indicar la cuenta contable de ingreso donde se deban contabilizar esas facturas.

Una vez realizada esta parametrización, deberemos acceder a la pestaña Control (3) en la que, en el apartado Contabilización automática de los documentos con reconocimiento, verificaremos si queremos que las facturas emitidas desde la aplicación sean contabilizadas automáticamente, o no, revisando el campo Factura emitida por formulario (por defecto, ).

Ahora que ya tenemos la parametrización realizada, solo nos faltarán dos pasos antes de pasar a realizar la propia factura:

Una vez hechas todas las configuraciones, podemos pasar a facturar.

Podemos acceder desde el Ingresos/ Generación Facturas/ Formulario:

Una vez dentro, podremos ver el formulario de la factura que se divide en tres partes:

  • Cabecera

  • Detalle

  • Extras/Totales/Previsualizar/Guardar

Veamos con detalle cada punto:

· Cabecera:

En la cabecera, deberemos informar los siguientes datos:

  • Actividad

  • Serie*

  • Fecha*

  • Cliente*

  • Medio Pago

  • Vencimiento

  • Divisa

Los datos marcados con (*) serán variables en cada factura. El resto de datos aparecerán cumplimentados en el momento que seleccionemos el cliente, si los tiene indicados en su ficha de cliente.

Podremos escoger una serie de las que ya tengamos definidas (Al seleccionar la serie, se asignará el número de factura, teniendo en cuenta la última emitida), la fecha del día de emisión de la factura (si pulsamos la tecla Enter, se introduce automáticamente la fecha en curso) y el cliente a la que va dirigida.

En el caso de que para esa factura, alguno de estos datos debiera ser diferente a los parametrizados en la ficha, de forma puntual, podremos modificarlos desde el formulario (en caso de que todas las próximas facturas, deban emitirse con alguno de estos datos con otro concepto, lo recomendable es modificarlo directamente en la ficha del cliente, para que así, en las futuras facturas, ya aparezca correctamente).

Si por el contrario, el cliente no tuviera esta información indicada en su ficha, estos campos aparecerían en blanco.

Una vez tengamos toda la cabecera cumplimentada, pasamos al Detalle:

Antes de nada, deberemos indicar si vamos a utilizar tarifas. En el caso de que así sea, accionaremos el botón de Utilizar tarifas, y nos aparecerá el campo Ref. en el que podremos seleccionar la tarifa que queremos facturar.


En la Descripción, el Precio y el %IVA, aparecerán los valores que le hayamos puesto por defecto a la tarifa, pero pueden modificarse en caso de que sea necesario.

La Cantidad y el %DTO deberán aplicarse en cada factura.

En caso de no utilizar tarifas, todos los campos aparecerán en blanco y deberemos cumplimentarlos todos obligatoriamente, excepto el %DTO.

En el supuesto de que necesitemos añadir más líneas, solo tendremos que hacer click en el botón Añadir+ y seguir los pasos anteriores de nuevo.

Por último, en este apartado encontraremos la opción de poner las Observaciones que podamos necesitar incluir en la factura.

Cuando ya tengamos todo el apartado de detalles cumplimentado, pasaremos a los Extras/Totales/Previsualizar/Guardar.

En este apartado veremos:

· Extras:

Son datos o importes que podemos añadir a la factura, en caso de que sea necesario:

  • Retención de IRPF

  • Vencimientos

  • Suplidos (aunque no aparezcan en el formulario, se mostrarán en la factura)

· Totales:

Hacen referencia al total de la Base imponible, el total de IVA y el Total de la factura.

· Otras opciones:

  • Previsualizar la factura para que podamos revisar que todo esté correcto antes de emitirla.

  • Guardar la factura una vez esté todo cumplimentado y revisado.

  • Cancelar si queremos anular la factura que estábamos cumplimentando.

Una vez guardada, si así lo hemos configurado, la factura quedará registrada y contabilizada. Y se podrá consultar en Ingresos / Facturas emitidas.

Si no, ésta pasará a la Introducción de documentos y deberemos proceder a la contabilización de la misma.

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Ahora que ya has visto cómo generar una factura emitida desde la aplicación,

te invitamos a que lo pruebes y puedas sacarle el máximo provecho.

¡No olvides indicarnos si te ha sido útil esta información!

Estamos constantemente actualizando nuestro contenido, para dar un mejor servicio.

Y, recuerda, en caso de que sigan quedándote dudas al respecto sobre este tema, puedes solicitar una sesión de soporte y nuestro equipo te ayudará encantado.

¡Feliz día!

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