Antes de empezar, recordamos que, en caso de necesitar información más detallada sobre alguno de los puntos tratados en este manual, puedes hacer click encima de las palabras marcadas en azul para acceder al detalle.
Ahora sí, ¡Empecemos!
Para contabilizar una factura recibida, deberemos subir previamente el archivo en la vista de Intro/Clasificación. (ver aquí como subir documentos en Quantum). Una vez nos encontremos en esta pantalla, observaremos el documento en la lista de documentos pendientes de contabilizar. Para ello, clicaremos en el documento para contabilizarlo.
A continuación se abrirá una ventana con el documento a la izquierda y un desplegable a la derecha donde deberemos seleccionar en tipo de documento la opción de factura recibida y deberemos rellenar el resto del formulario para registrar nuestra factura recibida:
1. Proveedor: Para indicar el proveedor buscaremos mediante la lupa verde la base de datos de proveedores. Una vez escogido el proveedor se pulsara intro para que la aplicación descargue los datos de la ficha del proveedor al formulario. Si no aparece en la lista y debemos dar un alta de proveedor nuevo podemos pulsar en el signo + de la izquierda (Ver aquí como dar de alta un proveedor).
2. La moneda en la que se emite la factura. Por defecto siempre estará seleccionado Euros.
3. Número de factura. Si ya se ha contabilizado la factura con el mismo número anteriormente, el programa nos avisará de que existe una factura con los mismos datos, así evitaremos duplicidades.
4. Fecha a efectos de IVA: esta fecha es la que se indicará para su inclusión en los registros de IVA (modelo 303).
4. Fecha de emisión: es la fecha que figura en la factura. En caso de coincidir la fecha a efectos de IVA y la fecha de emisión, pulsando intro, el programa rellenará el campo automáticamente con la misma fecha incorporada en la fecha a efectos de IVA.
5. Base imponible
6. Fecha e importe de vencimiento: podremos crear cuantas líneas sean necesarias (pulsando en el +) en caso de que el proveedor tenga varios vencimientos para una misma factura.
7. Tipo de IVA aplicable y Clase de IVA: Esta parte, aparecerá rellena automáticamente ya que el programa utiliza los datos indicados en la ficha del proveedor para usarlo en la contabilización de la factura. La Clase de IVA determinará que tipo de operación que se está registrando y como declararla, según su naturaleza, en el modelo 303 y 390.
8. La cuenta contable: Es la cuenta de gasto (6xx)/ inmovilizado (2xx) que se quiere utilizar para registrar el asiento correspondiente a la contabilización de la factura. Este dato aparecerá automáticamente ya que el programa utiliza los datos proporcionados en la ficha del proveedor para usarlo en la contabilización de la factura. Sino es la cuenta que se desea utilizar se puede cambiar.
Si la factura tuviera diferentes tipos de IVA, se pulsará en el + para poder indicar la base y la retención independientemente a cada tipo impositivo. Se procederá del mismo modo si la factura tiene retención. Ver aquí como contabilizar factura con retención de IRPF.
También tendremos la opción de introducir el método de pago (efectivo, recibo domiciliado, giro bancario,…) además también de la opción de donde se cargará el pago de esta factura (Caja/Banco).
Podremos también poner una descripción del objeto de la factura (obligatorio en las empresas que presentan facturas mediante el SII).
También, podremos usar las opciones de Realizar automáticamente el pago por caja/banco; esta opción nos creará directamente un movimiento en Caja o Banco para registrar dicho pago.
Importante: si se han descargado los movimientos del banco o de la caja previamente, no se debe utilizar esta opción, ya que se duplicarían los movimientos.
La opción Buscar movimiento de pago en el banco nos permitirá buscar, entre los movimientos bancarios descargados en el programa, los movimientos que se correspondan por fecha e importe a la factura registrada. Se escogerá el movimiento correspondiente.
Una vez hemos rellenado todos los campos deseados, pulsaremos Guardar.
Para consultar la factura deberemos ir a Gastos> Facturas Recibidas:
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Ahora que ya has visto cómo puedes registrar una factura recibida,
te invitamos a que lo pruebes y puedas sacarle el máximo provecho.
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¡Feliz día!